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一、校内审批：对外合作与交流中心网站下载中心下载填写《呼和浩特民族学院教职工因公短期出国（境）申请表》，持申请表并附国外邀请单位出具的邀请函原件和翻译件、公务行程安排中英文、参加国际会议需提交会议论文审查表（科技处网站下载），经各部门主管领导审核、签字并盖公章后（主管校领导意见栏除外），交对外合作与交流中心。（特别提醒：处级以上领导干部需去组织部办理请假手续）

二、校内公示：由对外合作与交流中心在校内公示5个工作日。

三、准备材料上报：

按照材料清单及参考模板认真准备材料，并将1、2、3、5、15项发至指定邮箱并报校领导审批。

材料清单：

1. 内蒙古自治区因公出国任务审批（确认）表及名单（正反打印）；2. 内蒙古自治区因公出国参团人员征求意见表；3. 因公出国人员备案表；4. 团长责任告知书（团长阅读后签名、日期）；5.呈自治区外办公示情况说明 ；6. 护照受理流程表及补充信息页（正反打印）；7. 出国签证事项表及名单（正反打印）；8. 因公电子护照申请表（粘贴护照照片和身份证复印件，已有护照不需）；9. 护照照片（粘贴在因公电子护照申请表上）和签证照片（签证照送签证时需提交，打包文件查看《因公出国手册》中《因公签证手册》各国签证材料及要求）；10. 签证室流程表 ；11. 出访人员情况表（正反打印）；12. 团组资料表；13. 邀请函中外文 ；14.行程中英文（出访美国另加英文《出访美国行程表》）；15.在职证明（《因公出国手册》中《在职证明等》按国家准备）

四、学校审批通过后，办理护照：从对外合作与交流中心领取校领导签字的1、2、3、5、15项材料，其余材料自行打印（材料清单及整理见提示1），并将材料按提示要求交至自治区外办相应窗口，需办理新护照者本人带身份证原件及所有材料前往，先到信息采集窗口留取指纹并手写签名，后将材料交至相应窗口（地址：呼和浩特市赛罕区敕勒川大街）→上级部门审核材料→出具任务批件→制照（厅级以上领导干部先经自治区教育厅审批）

五、办理签证

提交材料至自治区外办后，提前准备签证材料（具体要求见《因公出国手册》中《因公签证手册》各国签证材料及要求,因部分国家签证材料会有变化，建议送办护照材料时在因公签证窗口查询《因公出国知识读本》确认），等待因公护照窗口电话通知可取护照、因公签证窗口电话通知可前去核对表格，直至两个窗口都通知后，方能前往自治区外办办理送签手续（办理过程见提示2）。

六、获得签证，按期出访：

材料送签后，欧洲及部分国家需面签或留取指纹，按照外办要求办理相关预约手续。签证时间因国而异，等待外办签证室通知领取有签证的护照，按期出访。

七、归还证照，提交出访总结。

因护照实行全国联网管理，回国后1周内须将护照归还自治区外办因公护照窗口，将外办出具证照收据证明原件、任务批件和护照英国威廉希尔公司,十大博彩公司及出入境信息页复印件、出访总结共5项材料交至对外合作与交流中心、组织部、人事处，方能核报费用。逾期未交还护照者不予核报本次费用并不得再次申请办理因公出国手续。

提示一：

1、任务审批窗口交材料（用两个回形针夹好）：

（1）第一个回形针：新任务审批（确认）表（正反打印）及名单、新征求意见表、人员备案表、团长责任告知书（团长阅读后签名）、学校出具的公示情况说明、邀请函中外文(按国家顺序）、公务行程中英文务(必须按照《参考样表》中：参考行程安排)。务必按照顺序放置，若整个出访团组有多人出访，请按照审批确认表后的名单表顺序把每个参团人员的征求意见表和备案表放在一起（而不是先放全团征求意见表，再放全团备案表）。

（2）第二个回形针：护照受理流程表及补充信息页（只需填写部分信息）、出国签证事项表及名单（正反打印，一国两份，两国三份）、因公电子护照申请表（按要求贴照片、身份证正反面，若已有护照且在有效期内，不需提供因公电子护照申请表，只需提供护照复印件）。

2、因公签证窗口交材料：

签证室流程表（只需填写部分信息）、出访人员情况表（正反打印）、团组资料表、护照复印件（如无暂不提供）、身份证正反面复印件、邀请函中英文、行程中英文、出访美国另请提供英文《出访美国行程表》

提示二：

1.持目的国签证所需的所有材料，先去护照窗口告诉工作人员你需要办理取护照、任务批件、签证事项表等材料，同时需要交纳签证费（欧洲国家需购买保险），持缴费单在缴费窗口缴费（请带公务卡和现金，并保留pos机刷卡小票及缴费凭证，学校报账需用），持缴费单到护照窗口领取护照、任务批件、签证事项表等材料。

2.持缴费单到因公签证窗口报团长姓名领取使馆表，并核对所有使馆表相关信息是否正确，如有误在使馆表上修改并告知自治区外办重新打表，如无误请按要求签本人姓名（中文）、日期、粘贴照片，交给因公签证窗口工作人员，按工作人员要求提交材料办理送签手续，需面签、留取指纹的国家还需按照自治区外办流程办理预约手续并按时参加面谈、留取指纹。

特别提醒：

1.因办理周期较长，为保证顺利成行，请留足够时间，一般应提前3个月办理。

2.证照照片规格要求：

(1)因公护照尺寸大小：近期小两寸（45x35毫米）白底彩照，眼镜片有反光点的照片不能使用，不戴粗框眼镜，照片要求清晰，光面冲洗不能打印。

(2)签证照片尺寸大小：因出访国家而异，查看《因公出国手册》中《因公签证手册》各国签证材料及要求。请同时把照片电子版拷贝备用。

1.出访1国5天，2国8天（出入境时间计算在内），一般性考察不予受理。

2.严格按照审批时间和审批任务出访，严禁绕道和安排与公务无关的活动。

3.为加快办理速度和减少去外办的次数，请各出国人员把所有材料一次性全部填好，录入指纹时一起带过去交自治区外办相关窗口（地址：呼和浩特市赛罕区敕勒川大街）。

特别注意：护照、自治区任务批件拿到后，请务必当场拍照留存或复印，需提交财务和对外合作与交流中心用，否则不予办理报账手续；回国后将护照信息页、签证页、出入境记录页扫描留存以备用。