体育系档案管理规章制度

一、 档案接收制度1、定期收集各部门在工作中形成的具有保存价值，经过整理立卷后的不同载体的文件材料。

2、接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列要求：

（1）应归档的文件材料齐全完整；

（2）文件按其内容的联系，合理整理、立卷；

（3）归档的文件材料，保持文件之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

3、接收档案时间和手续：

（1）党政部门和能按年度归档的部门在次年底以前归档。

（2）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。

（3）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后及时归档。

4、随时接收上级规定应接收的档案。

5、接收档案必须履行手续，填写移交清册。

二、档案管理制度

1、按照档案形成的特点，保持档案之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用；

2、对接收按要求整理好的档案进一步系统化。主要是：

（1）对所接收的档案进行严格检查，内容有：全宗内的档案是否完整，分类、排列、组卷、编目等工作是否正确。

（2）进行必要的编目工作。

（3）根据它的分类方案和排列次序，将案卷顺序上架。

3、定期对档案进行局部或全面整理，对不符合整理要求的案卷进行加工、调整。

三、档案的修订补充制度

1、已归档的档案如需更改，须经主管领导批准，填写更改单后，方可更改，原则上一律不得在原件上随意修改。

2、修改内容较少时，可直接在原件上修改，同时注明“修改示记”。

3、如遇修改内容较多或原件需报废时应另出新件代替，并在备考中注明。

4、科研部门有责任监督归档后的蓝图及有关重要文件材料的补充或修改，各形成档案材料的单位应主动协助做好对归档后的档案的补充和修改工作，以保证科研档案的真实、完整。

四、档案保管制度

1、档案库房严禁吸烟，须配备灭火器，消除一切火灾隐患。

2、对库房照明线路定期检查，发现问题，及时检修，防止短路引起火灾。

3、档案入库前要进行检查，破损的档案不能入库。

4、档案管理人员外出时，须锁好档案柜、门窗。

5、避免阳光直接照射在档案柜上。

6、档案库房须经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。

7、案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。

8、案卷应依档案顺序排放，库房柜架须编顺序号。

9、档案工作人员要认真做好库房的安全保卫和保密工作，非本部门人员，未经同意，不得进入库房。

五、档案借阅制度

1、凡需借阅档案者，须履行借阅登记手续，并有义务将利用效果反馈给档案部门。

2、借阅本单位、本专业范围内机密以上的档案时，需经本单位或专业主管负责人批准，借阅本人拟制的或机密以下的档案时凭本人工作证借阅，查阅学生成绩须经主管领导批准。

3、因工作需要借阅其他单位的机密以上的档案时，须有原主管单位负责人签署的介绍信，绝密级的须经学校主管领导批准。

4、凡属永久保存的科技档案原本和绝密级原则上不准借出，只能在档案室内查阅。如有特殊需要，须经档案室负责人同意后报请主管领导批准，方可借出，但必须在的当日内归还。

5、密级以上的档案，未经批准不得复制、摘抄、转借他人或公开展览等。需要时可提出申请，报主管领导批准，方可进行上述工作。

6、所需查阅的档案材料一般不得携出档案室。遇特殊情况，必须借出时，按照规定办理借出手续，但每次借出时间不得跨月，如到规定时间还需借用，应办理续借手续。

7、借阅者对所借档案材料要确保安全、完整、不得涂改、勾划、转借和拆卷，如发现损坏档案，视情节给予处理。

8、借用档案材料，应及时归还，不得长期放置个人手中或超过规定时间。重大节日前，应主动归还所借的档案。

9、非本学校人员因工作学要借约档案，须持所在单位介绍信，经主观领导批准，方可借阅。

10、如借阅人员将档案丢失，应及时报告档案部门，写出书面材料，以利于及时采取措施。

六、档案统计制度

1、认真做好档案案卷数量统计。以原始记录为依据，做到准确、可靠。

2、坚持进行档案提供利用及利用效果的统计。

3、建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和本部门内各种情况数据。

4、按上级主观部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。

5、通过档案统计工作、总结和掌握档案的发展规律，不断提高档案的科学管理水平。

七、档案的保密制度

1、严格执行档案的保密制度，维护档案的安全， 凡规定不能查阅和不该摘抄的档案材料，一律不准查阅、摘抄和复印。

2、凡需复制保密档案材料，须经主管领导批准后，方可复制。

3、档案人员应以维护档案完整、准确、系统、安全为准则，随手锁好档案柜，做到不失密、不泄密。

4、严守保密规定，做到“保守机密，慎之又慎”。

5、档案室无人时，应将门、窗关牢，柜上锁，确保安全无误。

八、档案销毁制度

1、对已满期的档案，在主管负责人领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，凡需销毁档案，须提出销毁申请，编制《销毁档案目录》，经主管领导和学校领导审核批注后，实施销毁。

2、销毁的档案要登记造册，注明顺序号、案卷标题、档号、起止日期、数量，并附备考表。

3、执行销毁时，指定专人负责，监督销毁，并在销毁表上至少有两人以上签字证明。

4、档案销毁后，报档案管理部门备案，销毁清册、销毁报告及审批手续须永久保存。