教学秘书是外语系主任、副主任教学管理工作的助手，行政上由系主任领导，并接受教务处的业务指导。教学秘书应选择工作责任心强、熟悉教学管理的工作人员担任。教学秘书的职责如下：

一、学籍管理

1.负责建立、保管全系学生的学籍档案。

2.办理学生升、休、复、退、转和留（降）级等各种手续，并及时记载学生学籍变动情况。

二、教务管理

1.根据本科培养方案报送开课计划。

2.将教务处编排的本系课程表分发至有关班级和任课教师，处理课表调动事宜，统计教师任课情况，在每学期上课前，将教学记录表送至任课教师。

3.经系领导同意后，受理本系教师的课程变动及调课申请，并统一办理相关手续。

4.深入教学第一线，了解学生的学风、学习效果及教学质量，协助系主任及时解决存在的教与学方面的问题。协助系主任安排系部干部听课，收发听课记录并报教务处。

5.搜集学生对任课教师教学情况的意见、建议和要求，并及时向教务处反映。

6.按要求办理教务处布置的其它工作。

三、考务、成绩及试卷管理

1.落实教务处下达的各种考试安排。

2.负责登记本系学生的考试成绩，按时汇总报送本系教师开课班级的成绩单。

3.协助组织各类考试并通知师生，收取成绩登记表并登录本系学生考试成绩，及时通知课程不及格的学生和家长，并将课程不及格情况统计表报送教务处，通知学生重修或补考。

4．协助处理考试舞弊违纪学生，对舞弊和学籍异动学生进行教育。

5．协助做好教学档案的收集工作，并定期进行整理、归档。

四、教材管理

1.落实本系教材预订计划。

2.及时反馈教师、学生对使用教材的有关信息。

3.协助系教材委员会及系领导做好本系教材的编写、评优等组织协调工作。

五、选修及辅修管理

1.组织本系学生选修、辅修的报名登记，并报送教务处。

2.协助系领导安排选修、辅修任课教师。

3.协助系部做好辅修专业班学生的教学管理工作。

4.建立健全辅修专业学生学籍档案。

六、毕业生工作

1.负责毕业生的成绩整理核查工作，及时报送最后一学期各科成绩及毕业论文成绩。

2.编报毕（结）业和授予学士学位的学生名单，经系部审核后送教务处核对后留存。

3.根据系部审核通过的名单组织填写毕业证书和学位证书，并负责发放。

4.协助办理毕业生离校手续。

七、其它工作

1.认真及时做好教务处与系部之间的信息沟通。

2.负责教学文件的收、发、保管，及时填报有关报表。

3.完成系领导交办的其它工作。

4.为本单位内部做好相关的教学服务工作。